Заказчики и заявки

Если вы когда-нибудь вели несколько заказчиков одновременно, то точно знаете это ощущение: заявки приходят отовсюду, договорённости теряются в переписках, а вопрос «кто это согласовывает?» ставит в тупик.

Мы долго собирали обратную связь у наших клиентов и в итоге сделали инструмент, который закрывает именно эту боль. Теперь вся работа с заказчиками живёт в одном месте и логично связана между собой – от структуры компании до заявок на подбор.

С чего всё начинается

Работа строится вокруг компании заказчика и ее сотрудников. Вы создаёте её в разделе «Пользователи» на вкладке «Заказчики» – добавляете название, страну, город, контакты. 

💡Совет: На этом этапе можно не углубляться, но практика показывает: чем больше данных вы заполните сразу, тем проще будет дальше. Например, заранее указанный часовой пояс потом неожиданно спасает при планировании интервью.

Если хотите посмотреть, как это выглядит в интерфейсе – вот короткие видео:

📹Как создать компанию заказчика

📹Как изменить данные компании заказчика

Почему отделы – это не формальность

На первый взгляд может показаться, что деление на отделы нужно, «чтобы было красиво». На деле это одна из самых полезных частей.

Когда у заказчика есть отделы, становится понятно, кто за что отвечает. Заявки перестают «висеть в воздухе», а рекрутеры не тратят время на уточнения вроде «а это вообще к кому?». В большом потоке вакансий отделы также помогают быстро разобраться, кто ответственный именно за эту.

💡Совет: В процессе общения с нашими клиентами мы выяснили, что многие команды используют отделы не строго по оргструктуре, а по процессу. Например, выделяют отдельный блок под массовый подбор или под найм редких специалистов. Это сильно упрощает жизнь.

Люди, роли и немного здравого смысла

Дальше пройдемся по сотрудникам заказчика. Их можно добавить вручную или отправить приглашение на почту – человек сам зарегистрируется и попадёт в систему.

И вот здесь появляется важный момент: права доступа.

Очень соблазнительно дать всем максимум возможностей, чтобы избежать вопросов. Но на практике это почти всегда приводит к путанице. Гораздо эффективнее будет аккуратно настроить, кто что видит и может делать.

Кому-то, например, не обязательно видеть зарплатные ожидания соискателей, а кому-то – контакты. Возможно, что начальник отдела должен видеть все заявки, даже если не создавал их сам. Гибкая настройка прав делает систему действительно рабочей, а не формальной.

Если хотите быстро разобраться с добавлением и управлением сотрудниками, посмотрите вот эти видео:

📹Как создать сотрудника заказчика вручную

📹Как пригласить сотрудника заказчика

📹Как настроить права доступа заказчика

Где происходит вся магия: заявки

Как только появляется структура и люди, всё начинает крутиться вокруг заявок на подбор.

Теперь это не письма, не сообщения в мессенджере и не звонки. Это конкретная сущность в системе, у которой есть:

• описание
• требования
• сроки
• ответственные
• статус

В новом разделе «Заявки» видно, что происходит с позицией: на каком она этапе, сколько уже в работе, кто её ведёт. Никаких «я вроде отправлял» или «а мы это согласовали?».

Если хотите посмотреть, как работать с заказчиками, у нас есть короткие видео:

📹 Как создать заявку (для сотрудника заказчика)

📹 Как работает согласование заявки

📹 Как заказчик работает в системе

Коротко про согласования

Как раньше выглядело согласование: бесконечные цепочки писем с вопросами и напоминаниями. Теперь всё проще – вы отправляете заявку на согласование по электронной почте, человек открывает её по ссылке и буквально в пару кликов принимает решение. Не нужно регистрироваться в нашей системе, а ответ автоматически придет в карточку заявки.

Важно, что согласование не тормозит процесс. Вы можете продолжать работу, не дожидаясь ответа.

Маленькие детали, которые оказываются большими

• Возможность блокировать компанию (без удаления)

Если работа с компанией временно остановилась – заблокируйте её без удаления. При этом структура и сотрудники не пропадают.

• Настраиваемая воронка статусов. 

Заявка больше не «где-то в процессе» – она всегда находится в конкретной точке: на старте, в работе, на согласовании или уже закрыта. Команда со временем настроит статусы под себя: добавит промежуточные статусы, выделит узкие места.

В итоге

Мы не просто добавили новую функцию. Мы собрали воедино части процесса, которые раньше жили отдельно.

Мы гордимся тем, что получилась создать такую систему, в которой:

• проще управлять заказчиками, 
• понятнее работать с заявками
• спокойнее за результат.