📃 Анкетирование
Возможность прикрепить документы, регулирующие обработку персональных данных
В окнах создания и редактирования анкеты появилась новая вкладка «Оферты ОПД». На этой вкладке Вы можете загрузить свои документы, регулирующие обработку персональных данных. Максимальное количество файлов – 5; поддерживаются основные текстовые форматы (docх, pdf, txt). Загрузка Ваших документов на этом этапе избавляет рекрутеров от необходимости собирать согласия отдельными документами или на последующих этапах подбора.
В самой анкете мы добавили чекбокс «Я ознакомился с документами и даю свое согласие на обработку и хранение персональных данных». Соискатель не сможет отправить анкету без согласия на обработку.
При нажатии на ссылку «с документами» в тексте описания чекбокса скачается архив с приложенными Вами документами. В случае, если Вы не загружали свои документы, обработка персональных данных будет проходить по правилам сервиса WorkHere.
Подтверждение согласия на обработку персональных данных через код на почту
Для того, чтобы иметь дополнительное подтверждение того, что соискатель согласился на обработку персональных данных, Вы можете запросить подтверждение с помощью кода на электронную почту. Для этого в окне создания или редактирования анкеты нужно поставить отметку у нового пункта Подтверждение согласия на обработку и хранение персональных данных через Е-mail.
После того, как соискатель даст согласие, отметив последний пункт в анкете, ему будет предложено ввести почту для отправки кода. На указанный адрес придет 6-значный цифровой код, который действует 15 минут. Повторно отправить код можно через 60 секунд. При успешном вводе кода система разблокирует кнопку Отправить для завершения работы с анкетой.
В карточке анкеты при нажатии на Соискатель разрешил хранение ПД откроется окно с данными о согласии:
- дата и время получения;
- IP-адрес;
- адрес электронной почты, на который было отправлено подтверждение;
- использованный код;
- время отправки кода.
Файл с данными доступен к скачиванию.
Новые возможности для заполненных анкет
Расширяем список действий для заполненных анкет – быстро просматривайте и выгружайте анкеты в удобном формате для передачи другим сотрудникам или печати, а также отправляйте заполненные анкеты по почте.
- Опции Посмотреть файл анкеты и Скачать анкету файлом. При выборе любого из этих действий формируется файл с заполненной анкетой, при скачивании сохранится в формате PDF. В верхней части документа отображается краткая информация о соискателе: контактные данные, дата заполнения анкеты и отметка о согласии на обработку персональных данных. Ниже приводятся все ответы, указанные соискателем при заполнении анкеты.
- Опция Отправить файл на E-mail. При выборе этого действия откроется окно нового письма, к которому мы прикрепили файл в формате PDF с заполненной анкетой.
И ещё одно небольшое, но приятное обновление – при отправке ссылки на анкету по почте Вы теперь можете перемещать ссылку в любое место в тексте письма.
🛠 Магазин и другое
«Внешние уведомления (хуки)» для автоматической передачи событий в внешние системы
Теперь WorkHere может автоматически передавать события в Ваши внешние системы – например CRM, внутренние HR-инструменты или сервисы автоматизации.
Вы сами указываете адрес Вашего сервиса (URL), куда будут отправляться уведомления, и настраиваете, какие события нужно передавать.
После настройки система автоматически отправляет данные при изменениях в вакансиях и соискателях:
- создание записи
- изменение данных
- удаление записи
Это позволяет выстроить интеграции без постоянных запросов к API и ручной синхронизации данных. WorkHere сам сообщает внешним системам о важных изменениях в реальном времени.
«Календарь по Email» для отправки событий календаря на почту
Добавили новый способ отправки событий календаря – теперь при создании события его можно отправить на любой адрес электронной почты.
В письмо включены:
- информация о событии (соискатель, вакансия, дата и время);
- файл .ics для добавления события в календарь.
В зависимости от используемого почтового клиента событие может добавляться в календарь автоматически. Если эта возможность не поддерживается, достаточно открыть прикрепленный файл .ics и добавить событие вручную. Для отдельных почтовых клиентов автоматическое добавление может быть доступно после добавления адреса отправителя в список контактов.
📅 Календарь собеседований
Согласие об отказе от ответственности при выгрузке персональных данных соискателей
Наша команда вводит обязательное юридическое подтверждение ответственности пользователя, чтобы выполнить требования Федерального закона «О персональных данных» и внутренней политики безопасности.
Ранее мы уже сообщали об ограничении количества записей, если в выгрузке содержатся:
- ссылки на резюме,
- телефон,
- адрес электронной почты.
Теперь, если в запрашиваемой выгрузке есть хотя бы одно из этих полей, для получения файла с данными соискателей Вам необходимо будет принять условия соглашения об отказе от ответственности ООО «Макрон цифровые системы» за возможную дальнейшую передачу данных третьим лицам.
Для получения выгрузки без вышеуказанных полей ограничений нет и принимать условия соглашения не нужно.
Новое поле «Заказчик»
В режиме «Список соискателей» мы добавили новое поле «Заказчики». В нём отображается фамилия и имя заказчика. Если соискатель связан с несколькими заказчиками, посмотреть полный список можно, нажав на всего N. В списке также указаны заявки и компании заказчиков.
По умолчанию новое поле не отображается в списке. Чтобы добавить поле:
1. Нажмите на иконку Шестерёнка → Настройка списка.
2. Перетащите поле из Доступные колонки в Визуализация схемы.
3. Нажмите на кнопку Сохранить.
Новая длительность собеседований – 120 минут
Добавили новый вариант продолжительности собеседования – 120 минут. Он позволит назначать длительные встречи без необходимости разбивать их на несколько более коротких. Это особенно полезно для многоэтапных интервью и технических собеседований, которые зачастую могут длится более полутора часов.
👔 Заказчики и заявки
Ограничения выбора пользователей в дополнительных полях типа «Сотрудник» в заявках
Чтобы сделать работу с заявками безопаснее и исключить возможность выбора неподходящих пользователей, мы обновили логику работы дополнительных полей с типом «Сотрудник».
Теперь список доступных пользователей зависит от роли и компании, к которой относится заявка.
Для сотрудников компании ограничения практически отсутствуют: они по-прежнему могут выбрать любого сотрудника системы, а также любого заказчика компании, к которой относится заявка.
Для заказчиков список стал более точным. Теперь они могут выбрать:
- себя и других заказчиков своей компании;
- сотрудников, которые уже взаимодействовали с ними. Например, если сотрудник ранее создал для этого заказчика заявку или упоминал его через @ в любой заявке компании, такой сотрудник станет доступен для выбора во всех последующих заявках этого заказчика.
Поиск в поле «Отдел» при создании заказчика
В окне создания/редактирования заказчика наша команда включила поиск в поле «Отдел» – ускорит создание заказчиков для компаний с широкой структурой. Чтобы отфильтровать список, введите первые буквы или название отдела целиком.
👨💼 Сотрудники
Новое право для редактирования комментариев
Добавлено новое право «Комментировать напоминания всех сотрудников».
При его наличии пользователь может редактировать комментарии, созданные любыми сотрудниками, во всех разделах системы. Без этого права для редактирования доступны только свои комментарии.
Исключение составляют пользователи с правами администратора – они могут редактировать все комментарии без назначения им права «Комментировать напоминания всех сотрудников».
👥 Все соискатели
Запоминание фильтра все/свои вакансии
В разделе «Все соискатели» система запомнит Ваш выбор – показывать соискателей только по Вашим вакансиям или по всем вакансиям – и сохранит его при переходе в другой раздел или перезагрузке страницы.
Отображение запроса на ОПД в карточке списка
В разделе «Все соискатели» теперь доступно отображение согласия на обработку персональных данных в карточке соискателя в списке. Здесь сразу можно отправить запрос по клику на Запросить согласие на ОПД.
Если Вы хотите добавить новое поле «Обработка персональных данных» в карточку:
1. Нажмите на иконку Настройки → Настроить поля отображения.
2. Перетащите поле из Доступно в системе в Визуализация схемы.
Проверка орфографии в комментариях
Для комментариев наша команда добавила проверку орфографии. Теперь слова с орфографическими ошибками автоматически подчеркиваются красной волнистой линией, помогая пользователям быстрее замечать и исправлять опечатки перед отправкой комментария.
📧 Почта
Переменные из резюме в названии шаблона
Чтобы ещё больше ускорить работу с помощью шаблонов писем, появилась возможность использовать теги не только в тексте письма, но и в его названии. Чтобы добавить переменную в название шаблона, при его создании или редактировании нажмите на Из резюме справа от поля с названием.
🔔 Уведомления
Поочередный счётчик во вкладке браузера для уведомлений
Во вкладке браузера теперь отображается поочерёдный счётчик: непрочитанные сообщения в чате, чате интеграций и непросмотренные уведомления. Счётчики сменяются автоматически через определенный промежуток времени. Это помогает отслеживать переписки без лишних переключений между вкладками.